Als ondernemer of HR-manager weet je dat een zieke medewerker meer is dan een uitdaging voor de bezetting of het rooster, het is ook een flinke kostenpost. De meeste werkgevers zijn zich wel bewust van hun loondoorbetalingsverplichting, maar wat gebeurt er als een medewerker langer dan een paar weken uitvalt? De financiële gevolgen zijn dan groter dan je op het eerste gezicht zou denken.

Het gaat niet alleen om het salaris. De echte kosten van langdurig verzuim zijn vaak verborgen en kunnen zich snel opstapelen.

Overzicht kostenposten

Gedurende de eerste twee ziektejaren ben je als werkgever verplicht om een groot deel van het loon door te betalen. Dit is een directe en duidelijke kostenpost. De indirecte kosten worden echter vaak onderschat, terwijl ze behoorlijk kunnen oplopen. Deze kosten zijn direct minder zichtbaar, maar hebben wel een aanzienlijke invloed op je bedrijfsvoering.

Denk hierbij aan bijkomende uitgaven en verloren productiviteit. Om een beeld te krijgen, is het goed om deze factoren mee te wegen:

• Kosten voor vervanging: een tijdelijke kracht werven en inwerken kost tijd en geld.

• Verlies van productiviteit: een vervanger is vaak niet direct even productief en ook collega's kunnen extra belast worden.

• Administratieve lasten: de begeleiding van een zieke medewerker en de communicatie met arbodienst en UWV kunnen tijdrovend zijn.

• Wettelijke re-integratieverplichtingen: de kosten voor het opstellen en bijhouden van het verplichte re-integratieverslag en eventuele aanpassingen op de werkvloer.

• Kosten voor (om-)scholing om bijvoorbeeld een andere functie uit te kunnen voeren

• Kosten voor aanpassing van de werkplek: denk hierbij aan ergonomische hulpmiddelen of technische aanpassingen. Deze kunnen ervoor zorgen dat met de beperkingen van je werknemer de werkzaamheden toch uitgevoerd kunnen worden.

Vangnet

Na een periode van 104 weken loondoorbetaling stopt je directe betalingsplicht. De medewerker komt dan mogelijk in aanmerking voor een WIA-uitkering. Dit lijkt misschien het einde van je financiële verantwoordelijkheid, maar hier begint een nieuwe fase die nog jaren kan doorlopen. De WIA bestaat uit twee regelingen: de IVA en de WGA. De eerste is voor medewerkers die volledig en duurzaam arbeidsongeschikt zijn, terwijl de tweede is bedoeld voor medewerkers die gedeeltelijk arbeidsongeschikt zijn en waarvan verwacht wordt dat zij nog (deels) kunnen herstellen.

De kosten van deze uitkering kunnen aan jou als werkgever worden doorberekend. Als een (ex-)medewerker een uitkering vanuit de WGA ontvangt, kan dit tot wel tien jaar lang invloed hebben op de premies die je jaarlijks aan de Belastingdienst afdraagt. Hoe meer medewerkers in de WGA terechtkomen, hoe hoger je premie kan worden.

Premies

Deze premie is onderdeel van de Werkhervattingskas, waaruit uitkeringen worden betaald. Je invloed op de hoogte van je premieafdrachten aan de Whk is dus direct gekoppeld aan het aantal zieke en arbeidsongeschikte medewerkers. Kleinere ondernemingen betalen een sectorale premie. Middelgrote werkgevers betalen een deel van hun premie middels de sectorpremie en daarnaast betalen zij een gedeelte gedifferentieerde premie. Voor grote werkgever geldt dat zij alleen een gedifferentieerde premie betalen.

Hoe meer langdurig arbeidsongeschikte medewerkers een uitkering ontvangen, hoe hoger de toekomstige premieafdrachten kunnen worden.

Grip op verzuim en kosten

Het is duidelijk dat het beheersen van verzuim en de bijbehorende risico’s van groot belang is. Gelukkig sta je niet machteloos. Met een gestructureerde aanpak kun je de risico's aanzienlijk verkleinen.

Focus op preventie

De effectiefste manier om kosten te besparen, is door verzuim te voorkomen. Investeer in een veilige en gezonde werkomgeving, bevorder een open cultuur waarin medewerkers zich gehoord voelen en problemen bespreekbaar zijn. Aandacht voor werkplezier en het voorkomen van werkstress betaalt zich altijd terug.

Sluitend verzuimprotocol

Wanneer een medewerker zich toch ziek moet melden, dan is een helder protocol onmisbaar. Zorg dat leidinggevenden en medewerkers weten welke stappen er genomen dienen te worden. Een goede en snelle opvolging vanaf de eerste ziektedag, in samenwerking met een arbodienst of bedrijfsarts, is de basis voor een succesvolle re-integratie.

Analyseer risico's

Breng de financiële risico's voor je organisatie in kaart. Ben je goed verzekerd? Weet je wat de voor- en nadelen zijn van het eigenrisicodragerschap voor de WGA? Door deze vragen te beantwoorden, kun je een bewuste keuze maken over hoe je de lange termijn risico's wilt afdekken.

Proactieve aanpak

Langdurig ziekteverzuim is een complex en kostbaar vraagstuk. Door niet alleen te reageren wanneer het gebeurt, maar door proactief te investeren in preventie, duidelijke processen en een gedegen risicoanalyse, houd je de touwtjes in handen. Het beschermt niet alleen je bedrijfsresultaat, maar toont ook goed werkgeverschap.

Neem vandaag nog de tijd om je huidige aanpak onder de loep te nemen. Zijn je protocollen up-to-date en is je risicobeleid nog passend? Een kleine investering in tijd en analyse zou je op de lange termijn aanzienlijke kosten en zorgen kunnen besparen.