Logo groeiendbest.nl
Foto:

Visieontwikkeling gemeentehuis: Eén adres voor alle vragen

Waarschijnlijk heeft niet iedereen het nog helder op het netvlies. Onder het vorige college van burgemeester en wethouders werd er een plan gepresenteerd dat moest leiden tot het mogelijk samenvoegen van Bestwijzer en het gemeentehuis. Met name de begane grond van het gemeentehuis moest een uitnodigend karakter krijgen met een lage drempel. Een forse verbouwing, die een investering van vele miljoenen vergde, was daarvoor nodig. De gemeenteraad ging echter niet mee in de plannen van het college. Er moest eerst er een afgewogen en onderbouwde visie worden opgezet. Daaruit moet blijken of de investeringen noodzakelijk zijn en of Bestwijzer en gemeentehuis tot één geheel moeten samensmelten.

Lange tijd bleef het ogenschijnlijk stil. Toch is er sinds het afschieten van de plannen van het vorige college veel gebeurd, vooral achter de schermen. De gemeente en Bestwijzer startten een onderzoek naar de mogelijkheden om samen vanuit één adres de dienstverlening aan de inwoners te organiseren. Voor deze verkenning van beide organisaties is ongeveer één jaar uitgetrokken. De begane grond van het gemeentehuis geldt als mogelijke toekomstige locatie. Vanuit hier kan wellicht alle dienstverlening aan de inwoners gezamenlijk aangeboden worden.

Eén adres voor dienstverlening
Enkele jaren geleden organiseerde de gemeente een brede enquête naar de dienstverlening. Hieruit kwam duidelijk de behoefte naar één plek waar de inwoner met alle vragen terecht kan. Op dit moment is de dienstverlening verspreid over Bestwijzer en het gemeentehuis. Dat zorgt er regelmatig voor dat mensen op het verkeerde adres staan. Een gezamenlijke locatie waar een bundeling van dienstverlening ontstaat kan die verwarring wegnemen. Voor vragen op het gebied van het sociaal domein, gemeentelijke dienstverlening of vragen die over de openbare ruimte gaan. Of en hoe die dienstverlening kan worden gebundeld, wordt nu onderzocht middels werksessies en workshops.

Laagdrempelige toegang
De huidige werkwijze zoals in Bestwijzer staat als voorbeeld voor de mogelijke toekomstige dienstverlening. Met een laagdrempelige toegang, ruimte voor een nieuwe manier van werken en ook mogelijkheden om andere inwoners te ontmoeten. Zo wordt getracht het voor alle inwoners gemakkelijk en prettig te maken. Een plek waar veel organisaties samen zitten en inwoners van harte welkom zijn met vragen of misschien gewoon voor een kopje koffie. Nog dit jaar moet het onderzoek duidelijk maken of en hoe deze samenwerking gerealiseerd kan worden. Bij een positieve uitkomst duurt het nog enkele jaren voordat de plannen gerealiseerd worden.

Vierde sessie
Om een gedragen en goed onderzocht plan te kunnen presenteren worden gedurende dit jaar een groot aantal bijeenkomsten gehouden, die input moeten opleveren voor een goed onderbouwde visie ten aanzien van multifunctioneel gemeentehuis. Tijdens werksessies en workshops komen aan bod: de algemene randvoorwaarden, de dienstverlening, mentale omgeving, de virtuele omgeving en fysieke omgeving voor een breed gedragen concept.

Groeiend Best woonde de vierde sessie over de fysieke toegang tot het gemeentehuis, onderdeel van de mentale omgeving, bij. Aan bod kwamen onderwerpen als klantbenadering, identiteit en cultuur, uitstraling en integraliteit, samenwerking, flexibiliteit, veiligheid en privacy, multifunctionaliteit en toegankelijkheid.Bij de vierde werksessie waren vertegenwoordigers van verschillende instanties en organisaties, ambtenaren uit het gemeentehuis en Bestwijzer vertegenwoordigd. Opvallend was dat de sessieleider de vaart er in hield. Geen lange gesprekrondes, duidelijk afgebakende voorbeelden die de aanwezigen uitnodigden tot het nemen van een voor hen juiste keuze. Na elke ronde volgde een korte evaluatie. In anderhalf uur werd veel bruikbare informatie verzameld.

Daarna werden de aanwezigen verdeeld in groepen en moest er per groep een moodboard worden gemaakt. Als basis dienden foto's van allerlei automodellen, van oldtimers tot snelle sportwagens en van schoolbussen tot nostalgische campers. "Plak minimaal zeven post-its met kernwoorden op om kenbaar te maken wat er precies bedoeld wordt met de keuze of combi's van de foto's in relatie tot de wensen van de thema's voor een toekomstige accommodatie", legde de sessieleider uit. De uitkomsten tijdens de plenaire sessie waren verrassend en verhelderend. 

De volgende workshops gingen over de samenwerkingsvormen van organisaties en wat voor type huisvesting het beste past bij de gemeentelijke organisatie. De meningen werden niet gepeild door erover te praten, maar op de vloer van de burgerzaal waren kwadranten uitgezet. Door in een bepaald vak te gaan staan, maakte ieder zijn of haar keuze kenbaar. Een verklarende opmerking lichtte de keuze toe. Na de vakantieperiode volgen nog enkele sessies. Aan het eind van het jaar moet de eindrapportage aan de gemeenteraad gepresenteerd worden. Daarna worden echt keuzes gemaakt.

Meer berichten